淺談信息管理系統(tǒng)
2011-09-03 文章來源: 印刷知識(shí)網(wǎng)
管理信息系統(tǒng)是一種數(shù)據(jù)搜集及散布的機(jī)制，能使公司各個(gè)層次的管理更有效率，它通常會(huì)使用到計(jì)算機(jī)，但也并非絕對(duì)必需。在最基本的層次中，管理信息系統(tǒng)是透過一群兼容的計(jì)算機(jī)模塊存取一個(gè)共同的數(shù)據(jù)庫，而每個(gè)模塊負(fù)責(zé)不同的管理或生產(chǎn)的獨(dú)立功能。因?yàn)槭鞘褂猛粋€(gè)數(shù)據(jù)庫，每一件工作或功能所得到結(jié)果都可以被別的功能所再利用。
管理信息系統(tǒng)中主要的功能包括：會(huì)計(jì)、行銷、業(yè)務(wù)、估價(jià)、成本計(jì)算及生產(chǎn)管理。
這樣的說明方式雖然相當(dāng)?shù)暮唵?，但它確實(shí)地描述出傳統(tǒng)人工方式的處理機(jī)制，以這個(gè)觀點(diǎn)所設(shè)計(jì)(深圳名片設(shè)計(jì))出的系統(tǒng)能輕易地搜集到所要的資料并加以儲(chǔ)存，但這種方式對(duì)公司營利的目標(biāo)并沒有什么正面的助益。
換一個(gè)方式來說，MIS系統(tǒng)的功能應(yīng)該針對(duì)以下四點(diǎn)：
一、有效率并有利潤的生產(chǎn)(對(duì)內(nèi)的功能，處理工廠中發(fā)生的一切事物)。
二、銷售關(guān)于公司的資源與專門技術(shù)(對(duì)外的功能)，如何決定一個(gè)市場能接受的最佳價(jià)格。
三、客戶服務(wù)(與客戶接觸的功能)。
四、效率的采購(供應(yīng)市場接口功能)。
但事實(shí)上許多的系統(tǒng)仍是由成本計(jì)算、估價(jià)及會(huì)計(jì)等等功能所組成的。管理信息系統(tǒng)還要包含這些東西，但這是為了達(dá)成目的的手段而不是為了完成系統(tǒng)本身功能而存在的。另一個(gè)讓管理信息系統(tǒng)有別于成本計(jì)算、估價(jià)及生產(chǎn)管理系統(tǒng)的差異因素是數(shù)據(jù)分析的能力， 這能使數(shù)據(jù)( D a t a ) 變成有用的信息(Information)以對(duì)管理上產(chǎn)生正面的幫助，如：
一、快速找出生產(chǎn)問題以實(shí)時(shí)采取修正措施。
二、找出生產(chǎn)流程的瓶頸作為采購新設(shè)備或改變工作方式的考量依據(jù)。
三、分析市場、產(chǎn)品和客戶以建立最有利的營業(yè)范圍。
四、采行一個(gè)能長期得到最佳獲利的價(jià)格策略。
五、找出工廠中效率不佳的地方。
六、在連續(xù)原則下，評(píng)價(jià)工作表現(xiàn)與目標(biāo)(成本、時(shí)間及產(chǎn)出目標(biāo))。
接下來的重點(diǎn)就是如何把原始的數(shù)據(jù)變成有用的信息，好讓管理部分作為采行訂定不同應(yīng)對(duì)措施的根據(jù)，這不是簡簡單單就能做到的，必須在事前就有相當(dāng)?shù)乃伎肌?br />
所以，把數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)成易讀易懂的信息型態(tài)是非常重要的，這型態(tài)可以是表列的數(shù)字或是圖、表，但不管采用何種形式，對(duì)系統(tǒng)而言都是一個(gè)關(guān)鍵重點(diǎn)，因?yàn)槿绻芾聿块T無法了解或解讀系統(tǒng)所產(chǎn)生的信息，那這個(gè)系統(tǒng)就沒什么價(jià)值了。近來一個(gè)新的發(fā)展方向是"行政信息系統(tǒng)" (EIS) ，它提供更好的數(shù)據(jù)解讀功能，并甚至有專家系統(tǒng)(Expert System)支持，但目前還沒有任何一套系統(tǒng)是專為印刷(深圳印刷)業(yè)設(shè)計(jì)的。
如能把現(xiàn)有系統(tǒng)的特性及菜單列出來對(duì)找出公司的系統(tǒng)需求及最終的系統(tǒng)選擇會(huì)很有幫助。在這張檢查表中可列出主要模塊的名稱及其主要的功能，然后是模塊所需要的輸入資料及輸出項(xiàng)目，這對(duì)能否構(gòu)成良好的使用者介面(UI, users' interface)是非常關(guān)鍵的。因?yàn)樗気斎氲臄?shù)據(jù)無法取得，那結(jié)果當(dāng)然也就無法產(chǎn)生輸出了，如果輸入的數(shù)據(jù)是錯(cuò)的則得到的結(jié)果當(dāng)然也就不正確。因此，整理輸入、輸出的各種報(bào)表及書面數(shù)據(jù)都是在整合計(jì)算機(jī)系統(tǒng)前的重點(diǎn)工作。
檢查表可當(dāng)成公司管理需求說明的設(shè)立機(jī)制，這可從什么信息是需要的、什么是必需獲得的觀點(diǎn)來處理。若能比較不同的現(xiàn)有系統(tǒng)，做出一張系統(tǒng)功能比較表也是很有幫助的，在明確定義出公司的需求后，相對(duì)地就能很容易看出在這個(gè)范圍中有那些系統(tǒng)是符合條件的。
在說到管理信息系統(tǒng)的一般規(guī)格時(shí)，估價(jià)系統(tǒng)和其它的系統(tǒng)比起來更接近整個(gè)大系統(tǒng)的中心，所以列為首要。估價(jià)系統(tǒng)記載著每一個(gè)印件的詳細(xì)數(shù)據(jù)，并把生產(chǎn)的步驟一一訂出，如此生產(chǎn)所需要的材料、每個(gè)制程所要的時(shí)間、以至于工時(shí)率及整個(gè)生產(chǎn)的成本才能預(yù)估出來，然后依此訂購原料、訂定生產(chǎn)計(jì)劃、做出標(biāo)準(zhǔn)參考成本。在后面階段的成本計(jì)算系統(tǒng)中記錄實(shí)際的工作時(shí)間和成本，可以與估計(jì)值比較做出差異分析。差異分析可以找出效率較差、問題較多的區(qū)域，及各類工作利潤的良窳等等...。
管理信息系統(tǒng)影響一個(gè)公司的許多層面所以使用它原因很復(fù)雜，雖然能直接的節(jié)省成本及處理許多難以用財(cái)務(wù)報(bào)表來量化的數(shù)據(jù)的好處－如更佳的客戶服務(wù)能力等，這在印刷產(chǎn)業(yè)中被視為具有重大價(jià)值。大體上來說，采用系統(tǒng)有以下四個(gè)主要理由：節(jié)省成本、經(jīng)營上考量、資源的利用、發(fā)展策略。
一、節(jié)省成本：
使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的人可以比手工在同樣時(shí)間中完成4到10倍的估價(jià)，系統(tǒng)能自動(dòng)打印報(bào)價(jià)單，處理業(yè)務(wù)訂單程序，產(chǎn)生工作指令，產(chǎn)生發(fā)送附簽等等。當(dāng)然，數(shù)據(jù)還是要輸入到系統(tǒng)，但是只要一次就可以了給整個(gè)系統(tǒng)使用了。(這就是一次輸入原則，雖然在打字排版已接受這個(gè)觀念，但尚未廣泛應(yīng)用于辦公室作業(yè)中。) 因此，一旦客戶的姓名、地址鍵入到檔案后就永久不用再輸入了。報(bào)價(jià)單及工作文件大量的由標(biāo)準(zhǔn)格式中產(chǎn)生，再引用估價(jià)時(shí)所建立的信息而成。
二、經(jīng)營上考量：
除了能直接的節(jié)省成本外，還有許多重要的考慮因素是無法用相同的方式來量化的。最主要的還是如何使自己的公司不同于其它公司，這些將會(huì)使自己的公司取得較多的優(yōu)勢(shì)。
例如：在客戶服務(wù)面能實(shí)時(shí)且正確的處理客戶對(duì)于他們的印件的進(jìn)度查詢，能以更準(zhǔn)確的交貨日期準(zhǔn)時(shí)的交貨。在競爭優(yōu)勢(shì)方面，能迅速的完成估價(jià)，如果同業(yè)已經(jīng)有使用了，那我們也勢(shì)必要采取這樣的方式。
三、資源的利用：
這里所指的管理人員、生產(chǎn)人員、銷售業(yè)務(wù)、機(jī)器設(shè)備及材料等，信息管理系統(tǒng)對(duì)這些方面所產(chǎn)生的影響雖然我們已經(jīng)討論過了，但是我們還是要再強(qiáng)調(diào)一次：
1.管理人員花在數(shù)據(jù)搜集及信息整理的時(shí)間更少了，有更多的時(shí)間評(píng)估信息所代表的涵意。
2.管理人員能獲得更多和公司相關(guān)的信息，能更快更早作出決策。
3.管理人員能花更多的時(shí)間在思考對(duì)策和開發(fā)市場上。
因此，管理人員可專注在未來公司的重大決定上而不是公司的救火隊(duì)或窮于應(yīng)付財(cái)務(wù)困難上。
四、發(fā)展策略
信息管理系統(tǒng)透過不同的績效、產(chǎn)品或市場分析提供公司重要的經(jīng)營計(jì)劃。雖然，在這方面上我們無法以一個(gè)數(shù)字的金額來描述，但這可說是信息管理系統(tǒng)在訂定長遠(yuǎn)目標(biāo)中所能提供最重要的功能。
既使是一個(gè)小公司投資信息管理系統(tǒng)都能使成本順利的分擔(dān)，唯一的結(jié)論就是愈早投入愈好，現(xiàn)在馬上做可以立刻獲得競爭的優(yōu)勢(shì)。如果還要繼續(xù)觀望，或許系統(tǒng)的價(jià)格會(huì)減少一些，但同時(shí)公司將會(huì)失去市場占有，而利潤也會(huì)減少。到非用不可時(shí)，就成了在后追趕者而不是領(lǐng)先者，更沒有了任何競爭的優(yōu)勢(shì)。
